Podcast #19 - Réussir ses entretiens professionnels

Bonjour et bienvenue dans de podcast dédié au développement professionnel, au contrôle et à l’audit. Je suis Jean-François Caron, consultant et formateur au sein de la SAS FormaConseils. Je vous propose dans cet épisode quelques conseils pour réussir vos entretiens professionnels, et ceci quel qu’en soit l’objet. Mon propos ne concerne pas les échanges informels, entre collègues, qui appartiennent au quotidien. Il s’agit plutôt des entretiens prévus dans un cadre précis, selon un contexte particulier, avec un ou plusieurs objectifs prédéterminés. Ainsi, sont concernés des moments particuliers ayant traits à la gestion des ressources humaines, comme l’embauche, l’évaluation annuelle, le licenciement, la gestion des conflits. Sont également visés  les relations hiérachiques, comme le fait de recevoir des consignes, d’être responsabilisé selon des objectifs, ou de rendre compte. D’autres types d’entretiens professionnels existent bien-sûr, mais la liste serait trop longue à établir. Il est néanmoins possible d’identifier un point récurrent à tous, soit la charge émotionnelle qui en découle et dont le niveau est proportionnel à l’enjeu. Ceci explique d’ailleurs pourquoi les entretiens professionnels sont généralement plus marquants pour chacun y participant que les seuls échanges informels rythmant la vie au travail. C’est aussi la raison pour laquelle un entretien professionnel se prépare et non une discussion entre pairs.

Préparer un entretien professionnel consiste à réunir toutes les conditions pour le réussir, que soit avant et pendant. La première d’entre elles est de se persuader d’avoir envie d’échanger avec son interlocuteur. Ceci est d’autant plus facile en étant à l’origine du rendez-vous et que son objet nous soit à priori favorable. Par contre, difficile de se mettre dans de bonnes dispositions lorsque nous sommes contraints à nous entretenir pour une finalité que l’on sait d’avance nous être désavantageuse. Peut-on dans ce cas conseiller à quelqu’un d’être prêt à échanger s’il est reçu pour être sanctionné par exemple ? La réponse est oui. Le mutisme en effet est une forme de renoncement. Pour un entretien qui n’est pas à notre avantage, il n’y est pas question de gagner quoique ce soit, mais de perdre le moins possible. Et pour cela, il faut tout autant avoir envie d’échanger que lorsque nous sommes à notre aise.

La seconde condition pour réussir un entretien concerne le temps et l’espace. On se réunit en effet dans un endroit donné et à un moment particulier. L’objectif est de faire en sorte que le lieu et l’heure soit pour nous les plus appropriés. Certes, les modalités d’organisation ne nous appartiennent pas toujours. Pour certains entretiens d’ailleurs, il est déconseillé de chercher à en modifier l’endroit et l’horaire, comme lors d’une embauche par exemple, ou d’une restitution destinée à la direction. Gardons cependant à l’esprit que pour tout autre cas de figure, rien ne nous empêche de solliciter notre interlocuteur sur des aspects logistiques particuliers. Dans cette hypothèse, ou alors si c’est nous qui fixons le lieu, privilégions un endroit neutre pour chacun, comme une salle de réunion. Ceci évite tout sentiment d’appartenance chez l’une ou l’autre des parties, en se trouvant dans son bureau, et qui pourrait biaiser l’équilibre nécessaire au bon déroulement des échanges. Concernant l’horaire, fixer un entretien un milieu de matinée est pertinent pour éviter de bouleverser le moins possible les habitudes vis-à-vis du travail, comme les routines du début de journée ou de la pause méridienne. L’entretien doit rester professionnel jusque dans ses aspects logistiques afin que ne soient pas troublés les rythmes individuels.

Durant l’entretien, prêter attention à certains points particuliers contribue à sa réussite. Il s’agit notamment de rappeler à plusieurs reprises, lors des échanges, l’objectif commun entre les parties présentes. En effet, énoncer en début d’entretien ce qui nous réunit ne suffit pas, d’autant plus si le temps consacré à la réunion est important. Ces rappels sont réalisés en reformulant les propos prononcés par notre interlocuteur  pour les associer avec l’objectif partagé. Par exemple, imaginons-nous dans un entretien visant à comprendre le processus client déployé au sein de l’organisation, l’échange ayant pour finalité d’identifier les contrôles réalisés pour sécuriser les relations avec la clientèle. Notre interlocuteur nous indique alors laconiquement que toute commande émise par un client fait l’objet d’un traitement formalisé par le service commercial. Souhaitant plus de précision, tout en prenant la précaution de ne pas brusquer notre interlocuteur en lui demandant des détails, nous le sollicitons en mettant en évidence que ses propos concordent avec l’objectif commun de sécurisation des activités et qu’il serait ainsi très intéressant pour nous d’avoir des compléments d’informations de sa part. Nous venons donc ici de reformuler des propos de façon à prolonger les échanges vers la finalité de l’entretien.

La reformulation est une technique utile pour réaliser ses entretiens professionnels. En reformulant, il est possible de recadrer les débats, mais aussi de s’assurer que sont bien compris de part et d’autre les propos exprimés. Point d’échange avec succès sans compréhension réciproque. A ce titre, la nature du vocabulaire employé importe autant que la reformulation. Le choix des mots est fonction du rôle de notre interlocuteur au sein de l’organisation et de l’objet de l’entretien. S’il s’agit par exemple de rendre compte à un dirigeant des résultats relatifs aux contrôles internes, un vocabulaire technique n’est pas approprié. Tout comme il serait inopportun de communiquer avec des termes par trop généralistes sur des processus auprès d’une direction opérationnelle.

Ajoutons à l’emploi d’un vocabulaire adapté l’attention qui est à porter sur la façon de s’exprimer, que ce soit sur un plan syntaxique qu’en matière de communication non verbale. N’oublions pas que le corps est bavard sans même le vouloir. La gestuelle, la prosodie, la posture sont autant de messages adressés à notre interlocuteur en plus des paroles prononcées. Un décalage entre le corps et les mots est de nature à troubler le message émis, provoquant chez notre interlocuteur de l’incompréhension, de la gêne, et pourquoi pas de la moquerie.

Enfin, réussir un entretien professionnel, c’est aussi savoir se taire pour écouter activement. Toute marque d’inattention en effet peut d’une part être mal reçue, d’autre part altérer notre capacité à interpréter correctement ce qui vient d’être dit. Se taire, c’est aussi communiquer !

Ainsi se conclut cette ressource. J’espère que les conseils énumérés à l’instant vous aideront dans vos entretiens professionnels à venir. N’hésitez pas à me contacter pour toute question, ou alors si vous souhaitez une formation ou un accompagnement pour votre développement professionnel. Vous pouvez me joindre par mail à l’adresse suivante : jfcaron@outlook.fr. Ou par messagerie Whatsapp au + 33 6 80 24 16 25. Je vous remercie de votre attention et vous donne rendez-vous pour une prochaine ressource.

Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils

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