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Bonjour et bienvenue dans de podcast dédié au développement professionnel, au contrôle et à l’audit. Je suis Jean-François Caron, consultant et formateur au sein de la SAS FormaConseils. Je vous invite dans cette ressource à réfléchir sur la façon de structurer un exposé oral en vue de convaincre un auditoire professionnel. Présenter ses arguments de manière convaincante est aussi essentiel que leur contenu. L’ordonnancement des idées en effet donne du sens. Un message sera reçu différemment selon la structure qui le soutient et ceci même si les mots pour le dire sont identiques dans tous les cas de figure. Il convient donc de soigner le plan de son exposé pour éviter de signifier autre chose que sa pensée.
Structurer son message présente également d’autres avantages, au nombre de trois et qui sont les suivants : cohérence, repère, concision.
Concernant la cohérence, ordonnancer les différentes phases de son exposé jusqu’à établir un plan, lequel est ensuite annoncé à l’auditoire au début de l’intervention orale, renvoie l’image d’une présentation structurée, selon des objectifs précis. Ainsi posées les fondations de son exposé, le discours qui l’exprime s’en trouve renforcé.
Ensuite, disposer de repère est nécessaire pour délivrer un message qui finalement est un cheminement d’idées où se croisent et s’entrecroisent constats, arguments, opinions. Oralement, il est bien utile de disposer d’une boussole pour ne pas se perdre dans son discours. En ayant préalablement construit son exposé pour lui donner du sens, on dispose en même temps d’une grille de lecture personnelle à laquelle se raccrocher si besoin.
Enfin, être concis, c’est rendre service à son auditoire, en lui évitant tout superflu. La structuration d’un argumentaire permet cette concision, en concentrant son point de vue sur l’essentiel. Plus notre argumentation est resserrée, condensée, plus elle est percutante, incisive, décisive. Citons à ce propos Saint-Exupéry, lequel nous dit : « Il semble que la perfection soit atteinte, non quand il n’y a plus rien à ajouter, mais quand il n’y a plus rien à retrancher. »
La structuration d’un exposé oral est réalisable selon l’une des trois modalités suivantes : logique, descriptive, narrative.
Tout d’abord, intéressons-nous à la façon de présenter logiquement une série d’arguments. La façon d’enchaîner des idées est d’ailleurs fondamentale pour donner à son discours la force de la logique. En empruntant une progression analytique, les arguments se succèdent selon la causalité qui les unit. Chaque propos est ici en même temps la conséquence de celui qui le précède et l’origine du suivant. Prenons un exemple pour illustrer ce point. Dans le cadre d’un audit opérationnel de la fonction commerciale, nous relevons des problématiques en termes de conformité. Nous constatons en effet que les contrats signés avec la clientèle ne sont pas systématiquement respectés par les équipes en poste. Nous investiguons pour identifier la source de ce problème récurrent et découvrons finalement que le service commercial n’est pas informé par la fonction juridique des avenants contractuels. Nous comprenons ainsi qu’un défaut de communication entre les services est à l’origine des non-conformités identifiées. Il nous est alors possible de présenter notre conclusion de façon logique, comme suit, avec premièrement le constat, soit le fait que des contrats ne soient pas respectées, puis la cause, c’est-à-dire l’insuffisance de communication entre les acteurs concernés, et enfin notre recommandation sur la mise en place d’un circuit d’échanges d’informations entre les services commerciaux et juridiques, plus particulièrement à propos des avenants contractuels.
Il est également possible d’employer la chronologie pour structurer logiquement un exposé, en présentant les éléments de son discours selon l’ordre de leur manifestation ou de leur traitement. Cette progression fonction du temps présente l’avantage de rendre simple l’exposé, mais ne rend pas compte de l’importance des sujets, ni des contradictions. D’où l’usage de la dialectique pour exposer un sujet complexe. Dans ce cas, il s’agit de structurer l’énoncé oral autour des oppositions entre différents arguments pour finalement les dépasser et proposer ainsi une nouvelle solution.
La structuration de l’exposé oral selon un mode descriptif s’organise en quatre parties : l’exorde visant à introduire le sujet, puis la présentation de l’idée directrice, le déroulé ensuite des arguments qui soutiennent la thèse défendue, et finalement l’issue sur la position retenue. L’intérêt de cette démarche narrative est sa simplicité et son efficacité. En effet, il n’est guère difficile de structurer ses propos selon une construction distinguant introduction, développement, conclusion. En outre, avec le procédé descriptif très vite l’on met en évidence dans l’exposé l’idée directrice pour enchaîner ensuite sur les arguments qui la fonde. Appuyons-nous sur un cas pratique pour illustrer cette façon de procéder. Nous voici donc présentant à la direction générale le résultat de nos évaluations portant sur le processus d’approvisionnement de l’entreprise. En introduction, nous mettons en évidence la nécessité de maîtriser ce processus car il conditionne la qualité des achats. Puis nous annonçons immédiatement l’idée directrice, à savoir que les risques inhérents aux approvisionnements sont selon nous insuffisamment couverts. Nous développons alors nos arguments justifiant notre opinion, pour finalement conclure sur la nécessité de renforcer les dispositifs de contrôle interne relatifs aux achats. Exorde, idée directrice, argumentation et conclusion, telle est la structure employée dans cet exemple.
S’agissant de structurer un exposé oral en déployant un plan narratif, le résultat est assimilable à une histoire que l’on raconte. Il convient en quelque sorte d’intriguer notre auditoire, d’instaurer une forme de tension pour emmener les personnes nous écoutant vers une issue qui finalement est la position que l’on défend ou une solution que l’on propose. La structuration narrative du discours s’articule à partir d’une situation initiale que l’on dit bouleversée par un ou plusieurs évènements imprévus et présentés comme autant de péripéties. Puis vient le dénouement, en énonçant la solution qui rétablira ce qui était mais n’est plus aujourd’hui. En résumé, la narration repose sur trois moments : la tension, les répercussions, la solution. En procédant de la sorte, il est possible de donner à ses propos le souffle que procure tout récit, et ainsi l’on capte d’autant mieux l’attention de son auditoire. En revanche, contrairement à l’exposé descriptif, l’idée directrice est placée en fin de présentation puisqu’elle en est le dénouement. Ceci peut être moins adapté si l’on dispose de peu de temps pour convaincre.
Ainsi se termine cette ressource. J’espère vous avoir intéressé sur la nécessité de bien structurer un exposé oral afin de convaincre, et vous avoir en conséquence renseigné sur les façons de procéder. N’hésitez pas à me contacter pour tout échange sur le sujet, ou alors si vous souhaitez une formation ou un accompagnement pour votre développement professionnel. Vous pouvez me joindre par mail à l’adresse suivante : jfcaron@outlook.fr. Ou par messagerie Whatsapp au + 33 6 80 24 16 25. Je vous remercie de votre attention et vous donne rendez-vous pour une prochaine ressource.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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