La comptabilité pour piloter les activités
Le risque comptable concerne toute organisation. Sa maîtrise est indispensable compte tenu de l’importance de la comptabilité pour une entreprise. En plus d’être une obligation réglementaire visant à renseigner toute partie prenante sur la situation patrimoniale et financière d’une entité, les techniques et les états comptables produisent une matière première nécessaire au pilotage des activités. Le contrôle de gestion par exemple, qui assiste les dirigeants dans leur prise de décision, appartient aux fonctions de l’entreprise les plus consommatrice de données comptables. La transposition des directives stratégiques en objectifs fixés au management s’appuie sur une construction budgétaire fondée sur la comptabilité. Pour prévoir, encore faut-il savoir où l’en est au moment d’anticiper…La comptabilité sert ainsi à établir des budgets, tout comme elle est nécessaire pour leur suivi. Savoir si les objectifs sont atteints ou non, et décider en conséquence d’actions correctives, implique de comparer le réel avec le prévisionnel, donc de s’appuyer sur des données comptables restituant les résultats générés par l’organisation. Cet exercice est moteur pour le pilotage des activités, se trouvant au centre de la performance et de la création de valeur. Attention toutefois à ce que la mécanique ne soit pas grippée par une comptabilité déformante faute d’une maîtrise insuffisante des risques la concernant.
Les points clés à mettre en oeuvre pour la justification des comptes
Les états financiers sont l’agrégation des opérations économiques réalisées par l’organisation. Ainsi, maîtriser le risque comptable implique avant tout chose d’être en mesure pour une entité de justifier tous les comptes qu’elles utilisent pour retranscrire ses échanges avec d’autres parties. Le process de justification des enregistrements comptables est donc fondamental pour une production de qualité du bilan et du compte de résultat. Ce dispositif pour être le plus complet possible présentera les caractéristiques suivantes :
- Répartition des comptes par direction en identifiant les collaborateurs en charge de procéder à leur justification. Cette responsabilisation est fonction de l’organisation comptable. S’il s’agit d’une comptabilité centralisée, la justification des comptes revient prioritairement au personnel comptable. Par contre, ce sont les métiers qui sont en charge de justifier les écritures comptables dès lors qu’ils ont la charge de les enregistrer.
- Supervision des justifications de comptes par le responsable hiérarchique, afin que toute écriture comptable s’inscrive dans une dynamique de contrôle interne.
- Modélisation des états de justification des comptes, ceci pour encadrer la démarche et homogénéiser les pratiques, rendant plus aisée leur exploitation lors de la production des comptes annuels.
- Transmission des justificatifs de compte par les métiers vers une unité centrale, le plus souvent la direction comptable. Cette communication est à planifier, sur la base de fréquences obligatoires, selon un mode de remontée convenue, au mieux par voie électronique. La direction comptable doit aussi être capable de faire le suivi des remontées d’informations afin de s’assurer que les métiers procèdent aux justifications dans les délais impartis et en respectant la procédure correspondante.
- Alerte de la direction comptable en cas d’anomalie identifiée lors de la justification des comptes, à partir d’un système recensant les opérations comptables en suspens suite à des dysfonctionnements opérationnels.
Jean-François Caron
Président de la SAS FormaConseils
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