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Bonjour et bienvenue dans cette ressource dédiée au développement professionnel, au contrôle et à l’audit. Je suis Jean-François Caron, consultant et formateur au sein de la SAS FormaConseils. Je vous propose dans ce podcast une présentation des leviers de maîtrise pour conduire efficacement un projet. L’enjeu est de taille pour une organisation lorsqu’il s’agit de se projeter, ceci pour plusieurs raisons. Financièrement d’abord, puisque tout projet, quel que soit son ampleur, implique d’engager des dépenses sans être certain de percevoir plus tard des revenus suffisants pour compenser ces charges. Humainement ensuite, car se projeter suppose de consacrer du temps en plus des tâches quotidiennes, et potentiellement de bouleverser les habitudes de travail une fois le projet abouti. Règlementairement les impacts peuvent également ne pas être neutres, notamment quand l’organisation propose un nouveau produit par exemple, ou développe de nouvelles activités à l’international. Enfin, opérationnellement, un projet bien souvent n’est pas sans conséquence, qu’il s’agisse des processus ou du système d’informations.
Ainsi, compte tenu de ces enjeux financiers, humains, règlementaires, opérationnels, réussir la conduite d’un projet est primordial pour toute entité.
Le premier levier à maîtriser pour piloter efficacement un projet est sa présentation à l’ensemble des personnes qui sont appelées à y contribuer. S’agissant de se projeter vers ce qui par nature est incertain, le risque est fort que les contours de cet engagement ne soient pas suffisamment précis et qu’ainsi l’incompréhension finisse par commander l’action. Afin de lever toute zone d’ombre éventuelle, une définition détaillée, illustrée, argumentée des objectifs est nécessaire. Ainsi, dès le départ les limites du projet sont fixées, ce qui évite de prendre des risques de façon inconsidérée.
Ensuite, la qualité des informations qui alimentent les réflexions conditionne la réussite du projet. Se projeter est une suite de décisions à prendre, ce qui suppose d’être bien informé. Le champ d’informations est bien-sûr fonction des objectifs projetés. Attention toutefois à ne pas se laisser submerger par un flot de données. Les flux informationnels sont toujours plus croissants. Leur volumétrie peut finir par brouiller la vision d’ensemble concernant le projet.
Se projeter est également une question d’organisation entre des intervenants de métiers différents, bénéficiant d’expertises diverses, ne disposant pas non plus du même statut hiérarchique. Décider, agir, suivre, contrôler dans le cadre du projet appelle à structurer les rôles et les interventions de chacun. C’est ainsi qu’il convient d’encadrer les échanges au travers de comités dédiés et différenciés selon qu’il s’agit de maîtrise d’œuvre ou de maîtrise d’ouvrage.
Le projet fait appel à des capacités d’observation, que ce soit pour alimenter les analyses précédant les décisions, ou ajuster les orientations projetées sur base d’éléments contextuels. En se projetant, on ne peut que rencontrer des difficultés puisqu’il y est question de transformer ce qui existe déjà. Mais le réel est résistant. Comme le disait Jacques Lacan, le réel, c’est quand on se cogne. Savoir observer l’existant pour le dépasser est ainsi une faculté à développer et à organiser collectivement avec la conduite de projet.
Ensuite, pour envisager l’avenir, des scénarios sont à prédéfinir pour orienter les efforts et allouer les ressources en conséquence. Ces scénarios sont bien évidemment fonctions des objectifs et des hypothèses qui les sous-tendent. Par exemple, imaginons-nous participant à un projet de développement informatique visant à traiter plus rapidement les commandes reçues de la clientèle. Différents niveaux de chiffre d’affaires sont alors scénarisés afin de réfléchir sur les capacités techniques à développer. Et ces scénarios sont construits autour d’hypothèses économiques, tant macro que micro, pour anticiper les comportements de la clientèle.
Une fois définis les contours du projet et les informations nécessaires à sa réalisation, puis créées les conditions pour sa conduite en matière d’organisation et d’anticipation, il s’agit de s’équiper pour mener à bien les travaux qui en découlent. Un projet est une série de décisions qui amènent à agir et donc à réaliser une succession de tâches. Leur planification est un enjeu clé pour la bonne exécution du projet. Bien définir les outils pour planifier les travaux est clé afin d’éviter des pertes de temps coûteuses financièrement et de la désorganisation finissant toujours par démotiver les parties prenantes. La qualité des outils est aussi ce qui conditionne le niveau d’engagement des participants au projet. Se projeter implique de leur part un investissement tant technique que de longue durée alors même que le résultat final est incertain. S’investir ainsi de la sorte avec son lot d’incertitudes exige de la motivation.
Enfin, la conduite du projet induit d’en faire le suivi. En se projetant durablement avec des moyens parfois conséquents, il n’est pas inutile que soient mesurés au fur et à mesure les conséquences des décisions prises et des actions entreprises. Piloter un projet comme il en va de toute activité nécessite des jalons, des repères, pour éviter d’engager sans prospective ni perspective les opérations. Disposer d’indicateurs pertinents et aisément disponibles accroît la visibilité quant à conduire un projet.
Ainsi se conclut cette ressource. Vous avez ainsi pu identifier quels sont les facteurs pour se projeter dans de bonnes conditions. J’espère ainsi vous avoir apporté des éléments qui vous serviront à l’avenir si vous participez à un projet, ou si vous êtes amené à le conduire. N’hésitez pas dans tous les cas à me contacter pour toute question, ou alors si vous souhaitez une formation ou un accompagnement pour votre développement professionnel. Vous pouvez me joindre par mail à l’adresse suivante : jfcaron@outlook.fr. Ou par messagerie Whatsapp au + 33 6 80 24 16 25. Je vous remercie de votre attention et vous donne rendez-vous pour une prochaine ressource.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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