Réaliser une analyse causale des écarts en termes de conformité

La règlementation s’impose à toute organisation, d’un point de vue légal bien-sûr, mais aussi en matière d’efficacité. Même si la règle est volontiers envisagée comme une contrainte, elle est aussi un levier de performance. La règlementation encadre notamment les processus d’une organisation pour éviter que tout ne soit fait sans cohérence ni protection. Sont également régies les relations entre les parties prenantes, que ce soient les rapports entre la direction et les salariés, ou les échanges entre l’organisation et les tiers avec lesquels elle s’affaire. Les règles structurent ainsi les activités dans un environnement social, économique, géographique, pour finalement sécuriser durablement la performance. Les supprimer totalement ne se prêtent pas au débat. L’enjeu à propos de la conformité n’est donc pas l’abolition de toute contrainte, mais comment respecter au mieux la règlementation externe, c’est-à-dire au moindre coût. En outre, il y a lieu de déterminer jusqu’où aller dans l’établissement des règles propres à l’organisation afin que soient encadrées ses activités sans que leur développement s’en trouve pénalisé.

Les impacts financiers et humains en termes de conformité

La conformité ne renvoie pas exclusivement à une binarité distinguant ce qui est conforme de ce qui ne l’est pas. D’autres priorités gravitent autour des règles que le seul contrôle visant à s’assurer qu’elles sont respectées. L’encadrement réglementaire et procédurier a des impacts financiers. La question des moyens à engager par une organisation pour être conforme n’est pas neutre financièrement. Citons par exemple le paramétrage de contraintes dans les systèmes d’informations. Encadrer informatiquement le traitement des opérations induit des coûts plus ou moins conséquents selon le niveau d’implémentation des obligations réglementaires. Même chose concernant la répartition des tâches entre les services pour la supervision et les contrôles liés à la conformité. Ceci n’est pas sans effet sur le résultat comptable de l’organisation.

La règle n’est pas non plus sans incidence d’un point de vue humain. Elle impose à chacun au sein d’une organisation, tant individuellement que dans ses relations, à s’ajuster selon des références préétablies. Chaque règle implique un effort des collaborateurs dont la réalisation est variable selon leur degré de compréhension des référentiels, mais aussi par rapport à leurs intérêts. En effet, toute organisation génère une pression collective sur les équipes qui ne dissout pas pour autant les aspirations personnelles. La rencontre d’intérêts divergents crée des rapports de force que les règles nourrissent aisément. Règlementer en interne sans mesure peut ainsi être à l’origine de tensions relationnelles. Et plus les règles sont nombreuses et contraignantes, plus la probabilité qu’elles ne soient pas respectées est forte !

Les causes fréquentes de non-conformité

Lorsque des non-conformités sont relevées, il est tentant d’introduire de nouvelles règles pour faire respecter les précédentes. Mais à procéder ainsi systématiquement, très vite une « inflation procédurière » s’installe avec son lot de dérives bureaucratiques. Afin d’éviter ce travers, la révision des points de non-conformité selon une analyse causale est appropriée. A ce titre, pour faciliter ce travail analytique, citons quelques causes fréquentes à l’origine de risques de conformité avérés :

- Méconnaissance par les collaborateurs des règles internes : paradoxalement, plus on exerce une tâche, plus la tendance est de s’éloigner de la procédure ou du mode opératoire l’encadrant, et ainsi progressivement l’on perd de vue les règles en vigueur ;

- Complexité des référentiels : ce qui se conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. Cette maxime énoncée en son temps par Nicolas Boileau, homme de lettres français du XVIIème siècle, est particulièrement appropriée pour la rédaction des règles internes. Les façons de faire étant évidentes car accomplies quotidiennement, pourquoi alors complexifier ce qui les décrit ;

- Absence de sens : une règle n’est pas une fin en soi ; elle est un moyen. Il faut ainsi lui donner du sens. Sans portée, ni signification, une règle risque de devenir lettre morte ;

- Manque de moyens : aussi pragmatique soit un référentiel, des moyens sont nécessaires pour l’appliquer. A défaut, l’intention ne suffit pas à être conforme ;

-  Trop privilégier la lettre au détriment de l’esprit : à trop vouloir appliquer une règle pour tout type de situation conduit parfois à ne plus la respecter. Il faut comprendre que tous les cas de figure ne peuvent être encadrés strictement par un référentiel. Le champ des possibles est immense ! Respecter à la lettre en toute occasion ce qui doit être, provoque parfois des absurdités…

Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils


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