Dans toute organisation, le pilotage des activités et les décisions en découlant supposent de connaître la situation réelle. Quel que soit le domaine concerné, comparer ce qui est avec ce qui devrait être, est incontournable pour décider dans de bonnes conditions. A partir de là, toute différence entre l’intention et l’action est identifiée, permettant ensuite d’agir en conséquence une fois analysées les causes à l’origine des écarts. Des outils de gestion, comme le tableau de bord, sont employés pour examiner le réel comparativement au prévisionnel. Notons toutefois qu’un outil est pertinent à la condition de se prêter adéquatement au besoin qu’il couvre. Ce principe appliqué au tableau de bord implique de respecter certains critères de qualité lors de son élaboration, tant sur le fond que sur la forme.
Les critères de fond pour construire un tableau de bord de qualité
Un tableau de bord est composé d’indicateurs résultant de de calculs combinant des informations de nature différente, induisant une expression synthétique et objective d’une situation réelle sur un sujet en particulier. Par exemple, souhaitant connaître l’évolution du risque client sur la totalité de l’activité de son entreprise, le contrôleur de gestion construit un indice qui est le rapport entre les créances impayées et le chiffre d’affaires réalisés. Imaginons dans ce cas que les sommes non réglées par la clientèle s’élèvent à 1 000 000 et le total des ventes à 10 000 000. Le risque client représente ainsi 10% du chiffre d’affaires. Exprimer de la sorte les indices en pourcentage est utile pour procéder à des comparaisons dans le temps, soit d’une période à une autre, et dans l’espace, entre une entreprise et d’autres. Poursuivons notre exemple en ce sens. Le taux de 10% calculé précédemment concerne l’année N. Dans l’hypothèse où le même taux sur les périodes précédentes est inférieur, on comprend immédiatement que le risque client sur la totalité du chiffre d’affaires a augmenté sur l’année N. Le tableau de bord doit ainsi retracer cette évolution. Son lecteur, bien souvent la direction, prend ainsi connaissance de la dégradation du portefeuille client en termes d’impayés. Il lui reste alors à décider s’il y a lieu d’agir – ou pas - pour limiter les pertes financières.
Ce cas pratique illustre la nécessité pour les décideurs de disposer d’informations pertinentes. Il importe également que les indicateurs soient aisément déterminables pour que le tableau de bord soit livrable rapidement. Cette facilité permet à la direction de se confronter fréquemment au réel, ce qui est appréciable dans un environnement particulièrement évolutif. Cette rapidité d’exécution repose bien-sûr sur la qualité du système d’informations, mais pas seulement. La responsabilisation des équipes complète la performance des outils informatiques. Elle consiste à désigner la fonction ayant la charge d’expliquer les écarts selon la nature des indicateurs produits. Dans notre exemple, à coup sûr la direction commerciale serait sollicitée. S’adressant au management, il est fort à parier que les explications soient fournies dans les délais requis…
Les critères de forme pour la construction d'un tableau de bord de qualité
Le tableau de bord est l’un des rares outils de gestion dont l’efficacité est autant conditionnée par sa forme. En plus de la pertinence des indicateurs retenus, il doit être lisible rapidement et compréhensible sans difficulté. N’oublions pas que le tableau de bord a pour fonction d’alerter son lecteur au plus vite si nécessaire. Ce qui importe ne doit pas être voilé par nombres d’informations sans valeur ou si peu. Présenter formellement des indicateurs pour leur donner sens ne se fait donc pas sans méthode ni réflexion. Des critères sont également à respecter sur la forme. Ils sont de deux ordres.
Premièrement, il convient d’équilibrer la présentation d’un tableau de bord entre les indicateurs, les graphiques, les commentaires. Un schéma dit-on vaut mieux qu’un long discours. C’est certainement vrai, mais comme dans toute communication, gare aux excès. Toute forme d’expression poussée à son maximum produit des effets inverses à ce qui est recherché. Un tableau de bord composé exclusivement d’éléments graphiques, sans commentaire, laissera à l’évidence son lecteur sur sa faim. Pire, la profusion de courbes, de nuages de points, d’histogrammes sèmera plus la confusion que la compréhension. L’équilibre visuel entre les ratios, les graphiques, les commentaires, facilite la clarté de l’exposé.
Deuxièmement, évitons de multiplier les indicateurs. Le tableau de bord a certes pour fonction d’informer. Mais selon l’adage bien connu et qui, disons-le, le caractère péremptoire n’enlève en rien sa véracité : trop d’informations tue l’information ! Nous avons bien-sûr chacun des facultés d’analyse. Néanmoins, celles se réduisent d’autant que la volumétrie des données exposées s’accroît. Il est ainsi recommandé de limiter le nombre d’indicateurs – pourquoi pas dix au maximum – afin de permettre aux destinataires du tableau de bord d’employer sans mal leurs capacités analytiques.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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