Connaître les risques de ses activités de contrôle de gestion pour les maîtriser
Le contrôle de gestion, au même titre que d’autres métiers comme l’audit ou le management des risques, occupe une position particulière au sein d’une entreprise. En effet, son champ d’intervention est transverse, dépassant les frontières fonctionnelles pour concerner toutes les activités, toutes les entités, tous les services opérationnels. Cette spécificité fait la richesse du métier de contrôleur de gestion, mais aussi sa difficulté. Il n’est pas aisé d’accéder à toutes les informations des directions et de comprendre tous les processus de l’organisation. Le contrôle de gestion implique de disposer de certaines qualités pour son exercice, comme celles de disposer de facultés relationnelles, de savoir traiter des bases de données volumineuses, d’être force aussi bien de propositions que de persuasion, d’être capable de synthétiser des situations à la fois multiples et complexes. En outre, le contrôleur de gestion doit connaître les risques inhérents à ses activités pour les maîtriser. Cette connaissance porte sur chacune de ses missions principales que sont la production de données calculées, la construction des budgets, le reporting aux instances dirigeantes.
Les risques inhérents à la production de données calculées
Le contrôle de gestion est une fonction qui traite et produit des données en consommant des volumes conséquents d’informations. Sa source principale est la comptabilité générale. Produire des données calculées n’est toutefois pas sans risque, les principaux étant les suivants :
- indisponibilité de la comptabilité : pour produire des informations, encore faut-il disposer des éléments nécessaires au calcul. Si la source se tarit, le seau est vide ! Faute d’éléments comptables disponibles dans les délais impartis, le contrôleur de gestion se trouve bien en peine de produire de la donnée et donc d’assurer son rôle d’information ;
- écart entre comptabilité générale et gestion : la comptabilité est au fondement de l’information financière puisque toute opération engagée par une entité doit faire l’objet d’un enregistrement comptable. La comptabilité est donc le reflet de tout ce qui est, mais elle l’est selon des modalités particulières de présentation du réel eu égard des règles d’ordre plus juridique qu’économique. Le contrôle de gestion doit donc retraiter les informations qu’il collecte, ce qui représente un facteur de risque car un procédé de transformation mis en œuvre sans maîtrise peut très vite conduire à la déformation ;
- méthode de calcul inappropriée : toute production de données repose sur des méthodes de calcul dont la pertinence est essentielle à la qualité des éléments qu’elles génèrent. Faute de méthodologie appropriée au regard des besoins d’informations, le contrôle de gestion devient très vite un système qui tourne à vide… ;
- lourdeur opérationnelle : l’information est de qualité tant sur un plan spatial, lorsqu’elle recouvre tout ce qui est nécessaire à la prise de décision, que d’un point de vue temporel. Autrement dit, le contrôleur de gestion doit être capable de communiquer des données dans les délais impartis compte tenu de l’importance des sujets en jeu. Si les process de calculs sont sur un plan opérationnel très consommateur de temps, notamment en matière de traitements informatiques, il est probable que des délais de production des données soient incompressibles et donc altèrent la réactivité du contrôleur de gestion face à des sollicitations à caractère d’urgence.
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