Maîtriser le risque opérationnel pour une information comptable de qualité
La comptabilité impacte toutes les activités de l’organisation, comme tous les process. Intégrée à l’engagement des opérations ou réceptionnant les flux, la comptabilisation est au centre des systèmes d’informations en les irriguant de données enregistrées au fil de l’eau. Les modes opératoires comptables sont aussi des pièces maîtresses pour la construction des états financiers restituant le patrimoine de l’organisation et le résultat de ses activités. Les comptes annuels en conséquence supportent mal les erreurs, les dysfonctionnements, ou bien encore les manipulations de tous ordres. Sachant que le risque opérationnel est le premier facteur affectant la qualité de la comptabilité, il convient de le maîtriser. La rédaction d’un manuel de procédures comptables doit permettre d’atteindre cet objectif de maîtrise, en encadrant les façons de faire. Il est ainsi de nature à limiter les incidents de traitement, à condition toutefois de reposer sur des fondements opérationnels solides.
Les points à inclure dans le manuel des procédures comptables
La comptabilité, comme tout process, n’est pas exempte d’une démarche procédurale consistant à encadrer par écrit les modes opératoires. La rédaction des procédures est un exercice qui rarement soulève l’enthousiasme des collaborateurs concernés. Il n’en est pas moins essentiel même si beaucoup y trouve peu d’intérêt. Une procédure est en quelque sorte une règle du jeu à respecter. Elle responsabilise, mais aussi sécurise celle ou celui chargé de l’exécuter. Concernant la comptabilité, la pierre angulaire de tout process est le manuel des procédures comptables, document cadre justifiant et conditionnant les tâches. Il importe donc que sa rédaction soit de qualité et inclut les points suivants :
- L’organisation des services autour de la comptabilité : le manuel doit préciser le champ de responsabilités de toutes les directions concernant les traitements comptables par type d’opération. Entre une comptabilité confiée pour partie aux métiers, ou un système centralisé où toute écriture appartient à un service dédié, les process sont différents, d’où une gestion des risques opérationnels à adapter en conséquence.
- Les schémas de comptabilisation : la comptabilité est une technique basée sur des normes d’enregistrement à respecter. La détermination des schémas de comptes pour la retranscription des opérations économiques est à encadrer par des personnes habilitées sur le sujet, et à intégrer si possible dans les outils pour sécuriser les enregistrements comptables au niveau de la conformité.
- Les procédures comptables : le manuel doit donner sens aux procédures à mettre en œuvre, dans un ensemble cohérent et efficace pour la production d’une information de qualité. Tout process comptable est à formaliser afin d’en vérifier la pertinence et s’assurer que l’ensemble procédural couvre bien la totalité des activités de l’organisation.
- Les contrôles comptables : point de process sans contrôle puisque le risque opérationnel est partout. Les contrôles sont d’ailleurs une composante à part entière des traitements comptables, et non des dispositifs qui s’ajoutent et seraient alors réservés exclusivement à quelques-uns…
Jean-François Caron
Président de la SAS FormaConseils
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